Firma szkoleniowa
jak wybrać najlepszą?

Kryteria wyboru firmy szkoleniowej na realizacje szkolenia dla swojego zespołu 

Jeśli planujesz przeprowadzić szkolenia dla swojej firmy to pewnie zastanawiasz się nad tym jak wybrać firmę szkoleniową, która zrealizuje te szkolenia i zrobi to na dobrym poziomie przyczyniając się do osiągnięcia ważnych dla Ciebie efektów. Nie jest to proste zadanie zważywszy na dużą ilość takich firm, różny zakres realizowanych szkoleń, doświadczenia, wielkość i lokalizację. Dodatkowo wskutek napływu na rynek znacznych środków finansowych z dotacji unijnych w ostatnich latach powstało wiele nowych firm szkoleniowych. Niestety, znaczna część z nich nie miała swojego know-how szkoleniowego. Swoje szanse na wygraną głównie upatrywały w cenowej wojnie w przetargach szkoleniowych. Skutkiem tego było sporo szkoleń, które nie miały wiele wspólnego z efektywnością, co wręcz zniechęcało do idei rozwoju. Przyczyniło się to do zbudowania negatywnego wizerunku firm szkoleniowych i samych usług. Z kolei ostatnie dwa lata życia w pandemii znacznie osłabiło ten rynek wskutek wprowadzonych restrykcji i ograniczeń w realizacji szkoleń.

Jak więc w tym kontekście dobrze wybrać firmę szkoleniową i cieszyć się z efektów szkolenia?      

Cel szkolenia, czyli pierwszy krok w procesie wyboru firmy szkoleniowej

Wybierając szkolenie, kluczową sprawą jest określenie celu, jaki chcesz osiągnąć. Co znaczy cel? To jest odpowiedź na pytanie co ma się zmienić w Twojej organizacji, w zespole czy u Ciebie na poziomie wyników, na poziomie kompetencji i zachowań lub ewentualnie w obu tych obszarach. A więc przygotuj się do udzielenia odpowiedzi na proste pytanie „Co chcesz osiągnąć poprzez realizację szkolenia?” Praktyka pokazuje, że wielu klientów ma z tym problem – nie potrafi tego dobrze określić, a później zakomunikować swojego celu. A jest to najważniejszy element całego procesu szkoleniowego. Błąd na samym początku może zaważyć na niewłaściwym doborze firmy szkoleniowej i powodzeniu całego projektu – przygotuj się więc do niego dobrze. 

Jak określić cel szkolenia? 

Jak sobie pomóc w tym zakresie? Wyobraź sobie, że projekt szkoleniowy się zakończył i jesteś zadowolony z jego efektów. Zobacz, co się zmieniło w stosunku do obecnej sytuacji. Dzięki takiej wizualizacji łatwiej Ci będzie określić cel, a później kierunek wszystkich działań. Tym celem może być np. zwiększenie sprzedaży o 20% w ciągu najbliższego roku, a może zmniejszenie reklamacji o określony wskaźnik, podniesienie satysfakcji pracowników lub klientów o X% w czasie Y. Pomocna może tu być popularna metodyka SMART, która mówi o tym, że cel ma być konkretny, mierzalny, określony w czasie i zależny od Ciebie lub instytucji, którą reprezentujesz.

Określenie celu projektu to jest też jedna z rzeczy, po której możesz poznać poziom firmy szkoleniowej. Kiepska firma zapyta Cię, czego potrzebujesz w ofercie, jakiego programu oczekujesz lub po prostu prześle Ci ofertę gotowca. Natomiast dobra firma szkoleniowa będzie dociekać, będzie chciała poznać co chcesz osiągnąć, do czego wspólnie macie dojść, ważne będą dla niej również kryteria po jakich poznasz, że osiągnąłeś swój cel. To jest absolutnie kluczowe.  

Kiedy określisz swój cel, możesz przejść do określania sposobu dojścia do niego i tu czasami może się okazać, że szkolenie nie jest najlepszą metodą na jego osiągnięcie. Być może są lepsze sposoby. Wiesz, że szanująca się firma szkoleniowa może odradzić Ci realizację szkolenia? To dlatego, że szkolenie nie jest celem, szkolenie jest sposobem (jednym z wielu) na osiągnięcie celu. 

Kryteria wyboru firmy szkoleniowej

Nadszedł czas na zdefiniowanie tego, jakie elementy będziesz brać pod uwagę przy analizie ofert szkoleniowych i ewentualnych spotkań. Co ważne, podczas spotkania na tego typu analizy jest już za późno. Narażasz się wówczas na pojawienie się błędów percepcyjnych, które mogą zaburzać twoją racjonalność oceny. Jeśli określisz swoje kryteria po zebraniu ofert, tym samym wybierasz układ, gdzie zebrane oferty wpłyną na dobór kryteriów. Metodologicznie to kryteria powinny wpływać na ocenę ofert jakie będą przesyłać firmy szkoleniowe, nie odwrotnie.

Ten mechanizm o którym piszę świetnie obrazuje sposób prowadzenia rekrutacji do GROMu, polskiej najlepszej jednostki komandosów. GROM ma bardzo wysokie kryteria doboru kandydatów do służby. W związku z tym dopuszcza takie sytuacje, gdzie po kosztownym procesie selekcji może okazać się, że nie ma żadnego kandydata, ponieważ nikt tej selekcji nie przeszedł. Co by było gdyby działali odwrotnie, czyli najpierw zadania sprawdzające, a potem wybór kryteriów do oceny kandydatów? Efekt byłby taki, że szybko uzupełniliby skład, ale niestety wątpliwej jakości żołnierzami.   

Na co zwracać uwagę wybierając szkolenie i firmę szkoleniową?

Najczęściej stosowane kryteria wyboru firmy szkoleniowej są następujące (kolejność przypadkowa): referencje i opinie szkoleniowe, program szkolenia, forma prowadzenia, doświadczenie firmy szkoleniowej i jej potencjał, relacje, doświadczenie trenera — biznesowe i szkoleniowe, znajomość branży, metodologia realizacji projektu szkoleniowego, dodatkowe materiały i rozwiązania, innowacyjność zastosowanych narzędzi szkoleniowych, polecenia, ilość przeprowadzonych szkoleń, pomysł na realizację szkoleń.

Jak zatem dobrze przeprowadzić cały proces oceny, czym się kierować wybierając firmę szkoleniową i dlaczego? Wypisz sobie maksymalną ilość  kryteriów i zastanów się, co każdy dla Ciebie lub twojej organizacji znaczy. Tu nie ma standardów – każda organizacja powinna sobie określić swój specyficzny zestaw kryteriów oraz wagi poszczególnych kryteriów lub ich kolejność określającą siłę każdego z nich. Dlaczego? Odpowiedź jest oczywista — żeby nie trafić na impas decyzyjny lub żeby uniknąć negatywnego wyboru, co niestety zdarza się to dosyć często. Warto poświęcić trochę czasu, żeby zadbać o właściwy dobór kryteriów i ich weryfikację. A potem o ich kolejność.  Do tego celu warto wykorzystać prostą macierz, która bardzo może pomóc w procesie wyboru firmy szkoleniowej. Poniżej przykład:  

Jak pracować z tą macierzą? Konfrontujemy wszystkie elementy ze sobą na zasadzie każdy z każdym. Jeśli ważniejszy jest ten z lewej kolumny od wybranego elementu z górnego wiersza,  stawiamy w kratce 1, jeśli jest słabszy wtedy zero. Na koniec sumujemy wszystkie wyniki.

Efekt? Widzimy jasno, że w tej przykładowej symulacji najważniejszym kryterium jest trener, a najmniej istotny referencje. Oznacza to, że w taki sposób teraz powinniśmy podchodzić do oceny ofert składanych przez firmy szkoleniowe – głównie brać pod uwagę osobę trenera, a referencje traktować jako ostatni z elementów decyzyjnych. 

Znaczenie programu szkolenia w procesie wyboru firmy szkoleniowej

Powszechną praktyką jest porównywanie programów szkoleń w przesłanych przez firmy szkoleniowe ofertach. Z jednej strony to zrozumiałe, bo chcemy wiedzieć, co będzie na szkoleniu i co trener będzie robił. Czai się tu jednak poważne niebezpieczeństwo – zaczynamy się skupiać na detalach i zapominamy o celu. Dochodzi też na tym polu do pewnych manipulacji. Autorzy ofert szkoleniowych, wiedząc, jakie jest podejście wielu klientów, często stosują metodę „wrzucić wszystko, co się da” w myśl zasady im więcej tym lepiej, zakładając, że klient zwróci uwagę na tą firmę szkoleniową, która oferuje więcej merytoryki.

Takie podejście może sprawić przykrą niespodziankę na sali szkoleniowej — program szkolenia jaki zaproponowała firma był bardzo bogaty, lecz forma przekazu już niekoniecznie, co radykalnie obniża efektywność szkolenia. Oczywiście nie musi tak być, ale chcę przestrzec przed traktowaniem programu jako głównego kryterium oceny firmy szkoleniowej.

Program szkolenia nie ma tak dużego znaczenia, jak się może z pozoru wydawać. To jest tylko Informacja, co w tym szkoleniu będzie czy powinno być poruszone. Program nie mówi  zupełnie nic o tym, jak szkolenie będzie realizowane i czy będzie skuteczne, czy da jakiś efekt, za który tak naprawdę płacisz. Nie wiem, czy wiesz, ale dobry program szkolenia powinien już napisać student ostatnich lat psychologii czy zarządzania. Poza tym jeśli chcesz wybrać firmę szkoleniową na realizację np. szkolenia ze sprzedaży lub negocjacji to tak naprawdę wszystkie oferty powinny zawierać podobny program ponieważ tematyka jest z góry określona. Różnice mogą wynikać z innego nazwania tych samych rzeczy, z innej szczegółowości programu szkolenia lub kolejności zaprezentowanych tematów. Dochodzi tu jeszcze jeden element, który może zaburzać ocenę – niektóre firmy szkoleniowe stosują w opisach anglojęzyczne sformułowania. Wizerunkowo taka firma od razu zyskuje ponieważ opis szkolenia wygląda bardziej profesjonalnie. Jednak rzeczywistość często weryfikuje takie sztuczki – na sali szkoleniowej to czy dana technika została nazwana X czy Y, po polsku lub po angielsku nie ma większego znaczenia, znaczenie ma jej skuteczność. 

O czym mówią referencje firmy szkoleniowej i jej doświadczenie w branży? 

Referencje są ważne, ale nie należy ich przeceniać.  Jeśli firma szkoleniowa A przeprowadziła 20 szkoleń handlowych, z czego 5 w Twojej branży, a firma B przeprowadziła 100 szkoleń handlowych, z czego dla Twojej branży dwa szkolenia. Która z nich jest potencjalnie lepsza? Wybór nie jest prosty, lecz uważaj, bo typowe podejście będzie preferować firmę szkoleniową A z uwagi na to, że ma na koncie więcej szkoleń zrealizowanych dla firm z Twojej branży.

Zauważyłem, że klienci ożywiają się słysząc o doświadczeniu w branży – oferta bardziej im się podoba, są bardziej zainteresowani nawiązaniem współpracy z taką firmą szkoleniową. Z ciekawości pytałem o to wielu trenerów. Zadawałem im proste pytanie: „Masz doświadczenie zawodowe w tej branży – jak uważasz, w jakim stopniu to doświadczenie przekłada się na zwiększenie efektywności prowadzenia szkolenia? “ W odpowiedzi padały procenty – najczęściej 5-15%, nie więcej. 

To może być zaskakujące – dlaczego tak mało?  Z czego to wynika? Otóż, jeśli  trener ma swoje doświadczenie sprzedażowe (w przypadku analizy szkolenia handlowego), wie co znaczy skuteczna sprzedaż, jest kompetentnym trenerem i wie, jak buduje się skuteczność szkolenia wówczas będzie dobrze szkolił prawie w każdej branży. Taki trener wie o co pytać, jakie informacje zebrać, potrafi patrzeć oczami klienta i skutecznie weryfikować zachowania handlowców nawet jeśli wchodzi w nową dla siebie branże. Natomiast trener o niskich kompetencjach szkoleniowych, ale z doświadczeniem w  branży i / lub przeprowadzonych kilku szkoleniach w branży niekoniecznie zrobi dobre szkolenie, nie będzie w tym efektywny. Ocena firmy szkoleniowej z perspektywy takiego doświadczenia trenera jest podobna do rekrutacji handlowca. Wyobraź sobie, że zgłasza się do Ciebie dwóch handlowców, obaj mają ten sam staż w pracy. Pierwszy z nich miał ciekawe wyniki w sprzedaży, ale nigdy nie pracował w Twojej branży, drugi natomiast pracował rok czasu, dzięki czemu zna doskonale produkty i specyfikę rynku. Kogo wybierzesz? Życie wskazuje, że częściej byłby wybrany ten drugi  handlowiec, tylko czy jest to słuszne? Sytuacja nie musi, ale może być taka, że ten drugi został zwolniony bo miał słabe wyniki w sprzedaży, a pierwszy wiedząc o co chodzi w sprzedaży szybko pozna produkty i rynek, dzięki czemu jego sprzedaż będzie rosła z każdym dniem wraz ze wzrostem jego wiedzy o produktach i rynku.   

Najważniejsze kryterium wyboru firmy szkoleniowej?

Wg mnie największe znaczenie dla sukcesu szkolenia mają trzy czynniki – osoba trenera, forma czy metodologia prowadzenia szkoleń oraz koncepcja całego projektu wraz z zastosowanymi narzędziami szkoleniowymi.

To trener ma kluczowe znaczenie dla osiągnięcia efektów ze szkolenia — jego doświadczenie zawodowe (ale niekoniecznie branżowe) oraz doświadczenie i skuteczność prowadzenia szkolenia. Składa się na to forma przekazu, praktyczność szkolenia, determinacja w dążeniu do celu, rozumienie potrzeb szkoleniowych uczestników, dynamika szkolenia, zdolność do budowania atmosfery bezpieczeństwa, inspirowania i zachęcania do aktywności, komunikatywność, otwartość i sposób budowania relacji z uczestnikami szkolenia.

Forma szkolenia to sposób w jaki dany program będzie zrealizowany i to właśnie ta forma, a nie sama treść robi różnicę. Szkolenia mogą być prowadzone w formie warsztatowej, wykładowej, moderacyjnej, w formie prelekcji lub poligonu szkoleniowego. Zapewne wszystkie z nich oprócz ostatniego są Ci dobrze znane. Poligon szkoleniowy to nowa generacja szkoleń, będąca odpowiedzią na poszukiwanie wyższej efektywności. Więcej poczytać możesz o tym w artykule “Poligon Szkoleniowy – co to za szkolenie?” 

Forma szkoleń warsztatowych jest najbardziej powszechna ale jednocześnie najbardziej zróżnicowana. Praktycznie każda firma szkoleniowa mówi o tym, że prowadzi szkolenia warsztatowo, więc to już nie jest żadne kryterium wyróżniające jednak pamiętaj warsztat i warsztat to mogą być dwa zupełnie inne światy. Trzeba weryfikować jak dokładnie to szkolenie będzie prowadzone.

Dosyć duży wpływ na efekt ma też koncepcja, czyli całościowy pomysł na realizację projektu szkoleniowego, wykorzystane narzędzia i innowacyjność rozwiązań stosowanych przez firmę szkoleniową.

Podsumowanie i etapy wyboru firmy szkoleniowej

Podsumowując – szukając dobrej firmy szkoleniowej zrealizuj cały proces wg poniższych etapów:

• określ swój cel, czyli co chcesz osiągnąć lub zmienić
• zdefiniuj kryteria oceny ofert firm szkoleniowych 
• określ wagi poszczególnych kryteriów np. za pomocą pokazanej macierzy 
• wyślij zapytania do firm szkoleniowych 
• zbierz oferty i zrób wstępną selekcje 
• przeprowadź spotkania z wybranymi firmami szkoleniowymi / zweryfikuj rekomendacje
• oceń oferty wszystkich firm szkoleniowych wg wybranych kryteriów 
• wybierz najlepszą firmę szkoleniową i podpisz umowę na realizację projektu szkoleniowego 
• zadbaj o odpowiednie zaangażowanie i przebieg szkoleń, ale o tym szerzej w innym artykule poświęconym skutecznej realizacji projektu szkoleniowego
• ciesz się pozytywnym efektem szkoleń i realizacją zaplanowanych celów

Życzę Ci wielu sukcesów w działaniach szkoleniowych

Piotr Kądzielski Zysk

Przedsiębiorca, trener, twórca poligonów szkoleniowych, założyciel i prezes firmy Training Effect, autor gier szkoleniowych, systemu raportowania, metodyki Antymatrix. Od 20 lat prowadzi szkolenia z negocjacji, sprzedaży, prezentacji, telemarketingu i zarządzania.

Więcej o mnie

Wybierz co chcesz dalej zrobić:

Jeśli interesują Cię inne szkolenia z takich obszarów jak sprzedaż, negocjacje, prezentacje, zarządzanie, obsługa klienta, czy telemarketing zapoznaj się koniecznie z opisem odpowiedniego poligonu szkoleniowego.